Aan de slag met Mijnwebwinkel

14 hoofdstukken • 487 keer gelezen

Hoofdstuk 11

Orders verwerken

Je eerste order is binnen! Als het champagnemoment erop zit, is het tijd om de order te gaan verwerken! Hoe doe je dat, waar let je op, hoe ga je om met retourorders en hoe pak je de administratie aan?

In het menu Bezoekers/Orders stromen alle bestellingen binnen. In dit overzicht zie je de belangrijkste gegevens waaronder ordernummer, betaalwijze en status. Met de kalenderfunctie bepaal je vanaf welke datum je de orders wilt tonen. Een order opzoeken kan via het vergrootglas rechts bovenin het beheer. 

Orderstatus
Je vindt de orders terug onder de diverse statussen. Nieuwe bestellingen krijgen automatisch de status ‘Bestelling in behandeling’ of ‘Niet afgerond’. In het laatste geval is er iets misgegaan bij het betaalproces of heeft de klant de betaling afgebroken. Of je klant is nog bezig, dat kan natuurlijk ook! 

Navigeer in je orderoverzicht door op de orderstatus te klikken

Verplaats afgehandelde orders regelmatig naar het archief. Zo blijft je orderbeheer overzichtelijk en is de laadtijd korter!

Bulkacties
Per status kun je een aantal acties uitvoeren voor meerdere orders tegelijk. Zet een vinkje voor de betreffende orders en kies een optie uit het dropdown-menu. Handig als je een rijtje orders wilt wijzigen naar de status 'Afgehandeld' of wilt verplaatsen naar het archief. 

Betaalstatus
In het orderoverzicht zie je de belangrijkste gegevens terug, waaronder het ordernummer, de betaalwijze en betaalstatus. Een groen bolletje betekent dat de betaling gelukt is, geel is in behandeling, rood is mislukt en grijs onbekend. Twijfel je of een betaling is gelukt? Controleer de betaling in het account bij de internetkassa die je gekozen hebt onder Online bestellen/Betaalwijze. Deze status is altijd leidend.  

Ordervolgnummer
Voor wie niet wil starten met een laag ordernummer is er de knop ‘Ordervolgnummer’ bovenaan het orderoverzicht. Klik hierop om het nummer op te hogen. 

Exporteer orderoverzicht
Klik op deze knop om je orders te exporteren naar een Excel-document. Kies daarbij van welke periode je de gegevens wilt hebben en welke statussen je wilt opnemen in je overzicht. Dit kun je gebruiken om de gegevens van je klanten op een rijtje te zetten maar vooral voor je administratie. Over dat spannende onderdeel later meer ;-)

Exporteer de orders met een bepaalde status of uit een bepaalde periode

Ordernummer
Per orderregel vind je via het submenu de opties om de order te verwijderen, het ordernummer te wijzigen en om orders samen te voegen. Functies die weleens erg handig van pas kunnen komen. Maar let hiermee op: je wilt hiermee namelijk geen gaten in je boekhouding veroorzaken.

Orders per taal
In meertalige winkels geeft het vlaggetje aan in welke taal de order geplaatst is. Bekijk alle geplaatste orders in een totaaloverzicht of wissel juist per taal via het taalmenu rechtsboven. Op deze manier kun je overzichtelijk per land je orders verwerken. 

Wanneer je in het orderoverzicht een order opent, zie je de orderdetails. Nadat een bestelling geplaatst is, kun je deze hier wijzigen. Bijvoorbeeld omdat je klant mailt dat hij/zij toch nog een artikel erbij wil kopen. En misschien wil jij daarom wel een korting cadeau geven of gratis verzending aanbieden!

Met deze knoppen beheer je de betreffende order

Met deze knoppen beheer je de betreffende order

Bestelling aanpassen
Bovenaan je scherm vind je een aantal knoppen waarmee je de bestelling aanpast:

  • Factuur (PDF): met deze knop genereer je de vernieuwde factuur
  • Pakbon: klik hierop om een pakbon te downloaden 
  • Orderbevestiging: hiermee verstuur je de orderbevestiging opnieuw naar je klant
  • Retourorder: maak een retourorder aan met bijbehorende creditnota
  • Kortingscode: wijzig de gebruikte kortingscode of voeg een nieuwe toe
  • Verzendkosten: klik hier om de porto te verhogen of verlagen
  • Artikel toevoegen: selecteer de betreffende pagina om een artikel te kiezen

Pas eventueel nog het aantal bestelde artikelen aan, of verwijder een artikel met het kruisje aan de rechterkant. Wil je de btw verwijderen voor een buitenlands klant met geldig btw-nummer? Dit doe je met het kruisje rechts van de btw-regel. 

Klik na het aanpassen van een order op bijwerken om de gegevens te updaten voordat je een nieuwe, gewijzigde factuur genereert. 

Order verwerken
Onder de bestelde artikelen vind je informatie voor de afhandeling van deze bestelling, waaronder de orderstatus. Afhankelijk van de verzendwijze en betaalmethodes die je hebt ingesteld vind je hier specifieke opties, zoals het genereren van een verzendlabel (wanneer je MyParcel gebruikt) en het controleren van de betaling (o.a. bij iDEAL betalingen). De contactgegevens van je klant zijn hier terug te zien en indien nodig aan te passen. Gebruik het vak 'Opmerkingen intern' voor jezelf om bijzonderheden over de bestelling te noteren. In de orderdetails vind je tot slot een overzicht van alle bestellingen die eerder al met dit e-mailadres geplaatst werden. 

Elke klant heeft het recht om (een deel van) de bestelling retour te sturen binnen 14 dagen. Vroeg of laat krijgt elke winkelier ermee te maken: een klant wil iets terugsturen want het geleverde product past niet, of het voldoet niet aan de verwachtingen.

Bij elke bestaande order zie je de knop retourorder staan. Klik hierop om een retour aan te melden en bijbehorende creditnota te maken. Je komt hierbij de statussen aangevraagd, in behandeling en afgehandeld tegen. 

Bij het bewerken van de retourstatus kun je direct de voorraad terugboeken en een mailbevestiging naar je klant sturen. 

Het is belangrijk voor jezelf en je administratie om je orders goed te registreren. Als je net begint met je shop, kan een Excel-bestand met tabbladen voor de inkoop, verkoop en de verschillen een goede basis vormen. Hier vind je meer informatie over het bijhouden van je administratie in Excel. Je orderexport kun je als uitgangspunt gebruiken. 

Koppeling
Je kunt je webwinkel ook met een boekhoudprogramma koppelen. Ordergegevens worden dan direct geïmporteerd, je hoeft ze dus niet handmatig in te voeren. Diverse boekhoudpakketten hebben al een koppeling op basis van onze orderfeed of API. Je boekhoudpartner kan je vertellen welk van de twee. Zodra je dat weet kun je bij Instellingen/API een nieuwe token toevoegen. Die moet worden ingevuld in het gekozen boekhoudsysteem en vormt zo de verbinding met je webwinkel.

Uitbesteden
Kom je er zelf niet uit of besteed je je tijd gewoon liever aan andere dingen? Schakel dan de hulp in van een accountant of belastingadviseur. Heb je een flinke orderadministratie, dan verdient dit zichzelf zeker terug! Je kunt er ook voor kiezen om een klein deel van je financiële administratie, zoals je jaaropgave, uit te besteden. Of om in het begin samen te werken met een accountant totdat je het zelf onder de knie hebt.

Let op: Zorg ervoor dat je jouw orders nooit verwijderd. Je bent wettelijk verplicht om een goede administratie op te zetten en je administratie 7 jaar te bewaren. Op de site van de Belastingdienst vind je meer informatie.