Structuur aanbrengen in je werkdag: zo doe je dat
Een van de grootste voordelen van je eigen bedrijf starten is het indelen van je eigen tijd. Je kunt zelf beslissen of je liever ‘s ochtends of juist ‘s avonds aan de slag gaat, je een 8-urige werkdag maakt of dat je het liever opdeelt in kortere werktijden. Maar die vrijheid kan er ook voor zorgen dat op de momenten dat je juist wél aan de slag wil, je niet productief bent. Daarom is structuur creëren een must. We geven je 6 tips om structuur aan te brengen in je werkdag.
Waarom is het belangrijk?
Zonder structuur in je werkdag kom je waarschijnlijk een stuk minder ver. Daarnaast kun je het overzicht kwijtraken waardoor je een stuk meer stress kunt ervaren en er daarna nog last van kunt hebben omdat de taken zich opstapelen. Het wordt dan lastig om verwachtingsmanagement te doen. Verkoop jij op maat gemaakte producten, dan wil je klant waarschijnlijk wel weten wanneer het bestelde product op de deurmat valt.
6 tips om je werkdag te structureren:
Er zijn meerdere manieren om jouw werkdag in te delen en te structureren, voor ieder persoon kan dit anders zijn. Met deze 6 tips kan iedereen zijn werkdag beter structureren:
Ritme met vaste tijden
Door op vaste tijdstippen je werkdag te beginnen en te eindigen creëer je een duidelijk ritme. Dit ritme zorgt ervoor dat je lichaam eraan gewend raakt en je focus en energie verbetert. Ook zorgt een vast ritme ervoor dat je niet telkens opnieuw na hoeft te denken wat je wanneer moet doen. Bovendien maakt het je werkdag voorspelbaarder, wat stress kan verminderen. Of je nu een vroege vogel bent of juist beter functioneert in de middag, het vinden van een vast ritme dat bij jou past, is een belangrijke stap naar een beter gestructureerde werkdag.
Blok je agenda
Het blokkeren van tijd in je agenda voor specifieke taken kan wonderen doen voor je productiviteit. In plaats van te reageren op wat er gedurende de dag op je afkomt, neem je de controle door tijd in te plannen voor je werkzaamheden. Hierdoor voorkom je dat je constant wordt afgeleid door onverwachte verzoeken, to do’s die in je hoofd schieten of andere plannen. Probeer voor jezelf blokken te reserveren waarin je zonder onderbrekingen aan complexe(re) taken kunt werken. Door je agenda actief te beheren, creëer je meer rust en ruimte om je te concentreren op de zaken die er echt toe doen.
Door thuis te werken aan je bedrijf kan je werk- en vrije tijdsagenda soms aardig door elkaar lopen, in dit blog lees je 8 handige thuiswerktips.
Prioriteiten stellen
Tijd in je agenda geblokkeerd? Check! Begin dan je werkdag met het stellen van duidelijke prioriteiten die dag. Dit betekent niet alleen dat je moet bepalen welke taken het belangrijkste zijn, maar ook dat je zorgt voor jezelf door tijd in te plannen voor maaltijden en pauzes. Het is makkelijk om te vergeten om goed te eten en drinken als je druk bent, maar dit is cruciaal voor je energieniveau en dus ook concentratie. Begin de dag met het vaststellen van je doelen voor die dag en bepaal welke taken de hoogste prioriteit hebben. Door hier bewust mee om te gaan, zorg je ervoor dat je werkdag niet alleen productief, maar ook gezond en evenwichtig verloopt.
To-do lijst
Een to-do lijst is een klassiek maar effectief hulpmiddel om je werkdag te structureren. Het opschrijven van je taken helpt je niet alleen om niets te vergeten, maar geeft je ook een duidelijk overzicht van wat je die dag moet doen. Wil je nog efficiënter te werk gaan, probeer dan eens vergelijkbare to do’s te bundelen. Door bijvoorbeeld al je telefoontjes achter elkaar te doen of alle e-mails in één keer af te handelen, bespaar je tijd en energie. Zo voorkom je dat je constant moet schakelen tussen verschillende soorten werkzaamheden, wat vermoeiend kan zijn en ten koste gaat van je productiviteit.
Om je dag productief in te delen zijn er een hoop handige tools waar je gebruik van kunt maken. We hebben er een flink aantal op een rijtje gezet in het blog 27 onmisbare tools om je productiviteit te verhogen.
Voorbereiden
Een goede voorbereiding is het halve werk, zo ook voor je werkdag! Door je dag van tevoren voor te bereiden, bijvoorbeeld door je takenlijst klaar te leggen of alvast belangrijke documenten door te nemen, begin je de volgende ochtend direct met een voorsprong. Zet ook alvast een kan water klaar en zorg dat de bonen in je koffiezetapparaat of je thee is aangevuld & you’re ready to go! Voorbereiding helpt om stress te verminderen en zorgt ervoor dat je je werkdag met vertrouwen en focus kunt starten. Het is een kleine investering van tijd die zich dubbel en dwars terugbetaalt in termen van productiviteit en gemoedsrust.
Neem écht pauze
Het is verleidelijk om door te werken en pauzes over te slaan als je een drukke dag hebt, maar dit werkt juist niet bevorderlijk voor je op de lange termijn. Regelmatige, echte pauzes zijn echt belangrijk om je energie en focus te behouden. Even weg van je werkplek, een korte wandeling, of simpelweg een kop koffie zonder naar je scherm te kijken, kan wonderen doen. Probeer ook je lunch niet voor je beeldscherm op te eten, maar neem de tijd om dit even op een andere plek te doen. Door je hersenen de kans te geven om te ontspannen, kom je daarna vaak met hernieuwde energie en creativiteit terug aan het werk. Plan je pauzes in je agenda, net zoals je dat doet met je werkzaamheden, zodat je ze niet vergeet of overslaat.